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Servicios de gestión interna para comercios que necesitan orden operativo

Facturanube Sistemas reúne en una sola plataforma el control de entradas y salidas de almacén, la emisión de proformas digitales y el archivo ordenado de los documentos de venta. Cada módulo está pensado para que el personal de tienda registre sin depender de hojas sueltas ni de la memoria del turno anterior.

Control de inventario y stock por almacén

Registro de entradas, salidas y ajustes con fecha, responsable y documento de respaldo. El kardex se actualiza al momento y permite ver existencias por punto de venta sin cuadrar dos veces el mismo movimiento.

Proformas digitales con numeración correlativa

Plantillas con razón social, RUC, vigencia de la oferta y condiciones de entrega ya fijadas. La versión enviada y la aceptada quedan archivadas, así la conversión a venta no depende de correos reenviados.

Ordenamiento administrativo de archivos de venta

Los comprobantes, cotizaciones y reportes se agrupan por periodo y sucursal. Se puede consultar un documento del mes anterior en pocos clics, sin revisar carpetas compartidas ni discos externos.

Copias de respaldo automáticas y verificables

Respaldo programado de base de inventario, proformas, usuarios y permisos, con prueba de restauración documentada. Se registra quién tiene acceso a cada copia y fuera de qué equipo se conserva.

Usuarios, roles y trazabilidad de movimientos

Cada operación queda asociada a un usuario y a una marca de tiempo. Los permisos se asignan por función —almacén, ventas, administración— para que nadie modifique stock sin dejar rastro.

Interfaz simplificada para personal de tienda

Pantallas con los campos mínimos necesarios para registrar una salida o emitir una proforma durante la atención al público. La curva de aprendizaje se mide en turnos, no en semanas.

Si necesitas revisar cómo se combinan estos módulos en un flujo de trabajo concreto, puedes ver los escenarios de solución o escribirnos desde la página de contacto con el detalle de tu operación.

Modalidades de implementación

Tres formas de entrar al sistema, según el tamaño de tu operación

No todas las tiendas necesitan lo mismo. Algunas arrancan ordenando un solo almacén, otras ya tienen varias sedes y personal rotando turnos. Estas son las variantes que usamos con comercios y pymes en Perú, con distinto alcance de configuración y acompañamiento.

Coordinar una revisión

Base de almacén único

Pensado para negocios con un solo punto de venta y almacén contiguo. Se carga el catálogo inicial, se definen unidades de medida y se activa el registro de entradas y salidas con fecha y responsable. Las proformas digitales salen con numeración correlativa y plantilla fija. La puesta en marcha se hace en pocas sesiones y el equipo aprende a cuadrar el stock al cierre de cada día.

Ver alcance operativo

Operación multisede

Para comercios con dos o más almacenes o tiendas que comparten catálogo. Aquí el trabajo se concentra en traslados internos, stock por ubicación y permisos diferenciados por rol: quien despacha no necesariamente autoriza ajustes. Se configura la trazabilidad de cada movimiento y se deja un reporte semanal de diferencias. Conviene revisar antes cómo se comunican hoy las sedes para no duplicar registros.

Revisar roles y permisos

Ordenamiento administrativo

Orientado a pymes que ya usan algún software pero tienen los archivos de ventas dispersos entre correos, carpetas y cuadernos. El foco está en unificar el archivo digital: proformas emitidas, comprobantes aceptados y respaldos automáticos con frecuencia definida. Incluye una prueba de restauración para verificar que las copias sirven antes de confiar en ellas. No reemplaza al sistema contable, lo alimenta con información ordenada.

Ver proceso de puesta en marcha

Si tu caso combina varios frentes, en esta guía de registro diario explicamos cómo empezar por el orden mínimo antes de digitalizar todo.

Preguntas frecuentes sobre control de inventario y proformas digitales

Dudas que aparecen cuando un comercio decide ordenar almacén, cotizaciones y archivos de venta. Respuestas concretas, sin lenguaje legal innecesario.

¿Qué diferencia hay entre una proforma y una factura electrónica?

La proforma es una oferta formal: fija productos, cantidades, condiciones de entrega y vigencia, pero no tiene efectos tributarios. La factura electrónica recién se emite cuando la venta se concreta y se declara ante la administración tributaria. En Facturanube la proforma queda archivada con su numeración correlativa, de modo que al convertirla en venta no se pierde el rastro de lo cotizado ni de lo aceptado por el cliente.

¿Cómo se registran las entradas y salidas de almacén?

Cada movimiento queda con fecha, responsable, documento de respaldo y almacén de origen o destino. Se separan entradas por compra, salidas por venta y ajustes por merma o corrección. Así el cuadre semanal no depende de una sola persona: cualquier encargado puede revisar qué se movió, cuándo y con qué sustento.

¿Se puede trabajar con más de un punto de venta o almacén?

Sí. Cada local mantiene su propio stock y sus movimientos, y el consolidado se ve desde una sola cuenta. Es útil cuando hay un almacén central y tiendas que piden reposición: se controla qué salió del central y qué llegó a cada sede sin duplicar registros ni cuadernos paralelos.

¿Qué pasa con los datos si el equipo falla?

Las copias de respaldo se generan de forma automática según la frecuencia configurada y cubren base de inventario, proformas emitidas, archivos de ventas y usuarios con sus permisos. Recomendamos probar la restauración al menos una vez por trimestre, sin detener la atención al público, para confirmar que la copia sirve cuando realmente se necesita.

¿Cuánto tiempo toma implementarlo en un comercio que hoy usa cuadernos?

Depende del volumen de productos y de cuántos locales haya. Lo habitual es empezar cargando el catálogo y el stock inicial, definir usuarios y permisos, y luego trasladar la rutina diaria de registro. No hace falta digitalizar todo de golpe: se puede arrancar con un almacén y ampliar después.

¿Quién puede ver y modificar la información?

Los accesos se asignan por rol: administración, almacén, ventas o consulta. Cada acción queda registrada con el usuario que la ejecutó, de modo que un ajuste de stock o una anulación de proforma siempre tiene responsable identificable. Esto también facilita la revisión interna cuando hay diferencias entre lo físico y lo que muestra el sistema.

Si tu caso no aparece aquí, revisa otras preguntas frecuentes o escríbenos desde contacto con el detalle de tu operación.