La puesta en marcha sigue un orden fijo de cinco etapas. No se salta ninguna: cada una deja un registro verificable antes de pasar a la siguiente, y el comercio decide el ritmo según su volumen de operación y la cantidad de almacenes que maneje.
Revisamos cómo se registran hoy las entradas y salidas de almacén, qué documentos se emiten y quién firma cada movimiento. De ahí sale un listado de productos, almacenes y responsables que servirá de base para la configuración. Si hay cuadernos de turno o planillas sueltas, se usan como referencia, no se descartan de inmediato.
Se cargan los datos maestros: productos con código interno, unidades de medida, almacenes y puntos de venta. Cada usuario recibe un rol con permisos acotados, de modo que quien despacha no sea necesariamente quien autoriza un ajuste de stock. Aquí también se define la numeración correlativa de las proformas digitales.
El stock de arranque se ingresa con una fecha de corte acordada. Durante los primeros días conviene comparar el saldo del sistema contra el conteo físico en cada almacén. Las diferencias se registran como ajustes documentados, no se corrigen a mano sin dejar rastro.
Antes de operar en firme, se emiten proformas de prueba y se registran movimientos de entrada y salida con casos reales del comercio. Se revisa que los archivos de ventas queden ordenados por fecha y cliente, y que las copias de respaldo se generen según la frecuencia definida. Esta etapa suele tomar más de lo previsto si el catálogo es amplio.
El equipo acompaña los cierres de semana durante un periodo acordado, revisando cuadres y corrigiendo criterios de registro. Al terminar, el comercio queda con sus propios procedimientos escritos: quién autoriza, cada cuánto se respalda y cómo se recupera la información si algo falla.
Antes de empezar conviene revisar el alcance de cada módulo en servicios y las variantes de despliegue en soluciones.
Siguiente paso
Revisamos cuántos almacenes vas a registrar, qué tipo de proformas emites y quién tendrá permisos de edición. Con eso armamos el orden de carga y evitamos rehacer planillas a mitad del proceso.
Coordinar la implementaciónSi prefieres ver primero el detalle funcional, revisa servicios o compara escenarios en soluciones.
El orden de trabajo no es negociable: primero se ordena el registro, después se digitaliza la emisión de proformas y al final se conecta el control de stock con las ventas. Cada etapa deja evidencia verificable antes de pasar a la siguiente.
Revisamos cómo se registran hoy las entradas y salidas, cuántos puntos de venta existen y qué productos aparecen duplicados en el cuaderno o en la hoja de cálculo. El resultado es un catálogo base con códigos únicos y una lista de movimientos sin respaldo que deben regularizarse antes de cargar cualquier dato al sistema.
Se cargan productos, unidades de medida y almacenes. Se definen los perfiles de acceso: quién registra entradas, quién aprueba ajustes y quién solo consulta. En esta etapa se configura la numeración correlativa de proformas y se fijan los campos obligatorios de la plantilla comercial.
El equipo trabaja con el sistema y con el registro anterior al mismo tiempo. Comparamos el cuadre de stock al cierre de cada día y anotamos las diferencias. No se apaga el método previo hasta que dos cierres consecutivos coincidan sin ajustes manuales.
Se activan las copias automáticas de base de inventario, proformas emitidas y archivos de ventas. Hacemos una restauración de prueba en un equipo aparte para confirmar que los datos vuelven completos y que alguien del equipo sabe hacerlo sin depender del proveedor.
Se documenta la rutina diaria: apertura de turno, registro de movimientos, emisión de proformas y cierre de semana. El equipo queda con un responsable designado por almacén y un procedimiento escrito para cuando haya ausencias o rotación de personal.